Office manager

Pracovní nabídka

O nás:

V rámci společnosti 4trans se zaměřujeme na digitalizaci logistických řešení pro malé a střední podniky. Jsme odborníky v oboru a pečlivě rozumíme potřebám podnikatelů působících v logistickém odvětví. Náš hlavní cíl spočívá v poskytování FinTech, insur-tech a softwarových produktů, které transformují způsob podnikání. Naše motivace spočívá v tom, abychom pomáhali malým podnikům prosperovat, ať už prostřednictvím finanční inkluze nebo optimalizace provozní efektivity.

Stále se snažíme zdokonalovat naše produkty, posilovat naši značku a zlepšovat komunikaci s našimi zákazníky a zúčastněnými stranami. V současné době působíme na trzích v České republice, na Slovensku a v Polsku. Naší ambicí je vytvořit značku s celosvětovým uznáním a poskytovat našim zákazníkům a partnerům ty nejlepší zkušenosti ve své třídě.

Poslání role:

Zajistit hladké a efektivní fungování kanceláře.

Dohlížet nad různými administrativními úkoly, spravovat office prostředky a poskytovat podporu zaměstnancům napříč různými odděleními.

Plnit roli centrálního kontaktního místo pro interní kolegy i externí obchodní partnery a udržuje profesionální a organizovanou atmosféru kanceláře.

Podporovat HR agendu z administrativního, logistického a organizačního pohledu

Co budete dělat:

1. Řízení administrativy:

Koordinovat a řídit administrativní činnosti, jako je plánování schůzek, vyřizování korespondence a údržba vybavení kanceláře v dobrém stavu.

Nastavit a udržovat efektivní kancelářské a pracovní postupy pro optimalizaci produktivity a hladký průběh všech office operací ve firmě.

Komunikovat s dodavateli poskytujících kancelářské vybavení a služby.

2. Komunikace a koordinace:

Hrát roli hlavní kontaktní osoby pro návštěvníky, klienty a dodavatele a zajišťovat profesionální a vstřícný dojem.

Řídit a exekuovat vnitrofiremní komunikaci mezi kolegy prostřednictvím mailu, Slacku či osobní komunikace.

Koordinovat kancelářské akce, schůzky a služební cesty. Zajišťovat logistiku, jako je rezervace místa konání, zajištění cateringu..

3. Document management:

Řídit a exekuovat tok dokumentů napříč firmou

4. Podpora HR

Pomáhat s úkoly souvisejícími s HR, jako je nábor nových zaměstnanců (př. inzerce pracovních pozic), onboarding, vedení personálních záznamů a správa zaměstnaneckých výhod.

Podporovat engagement zaměstnanců organizováním nejrůznějších teambuildingových aktivit

Vzdělání:

Středoškolské

Zkušenost:

Min 2 roky na podobné pozici nebo v administrativě

Znalosti a zkušenosti:

Výborné organizační a plánovací schopnosti

Komunikační, vyjednávací dovednosti a schopnosti budovat vztahy

Znalost anglického jazyka – min. C1

Znalost kancelářských softwarových aplikací (MS offce,…)

Osobnostní profil:

Iniciativa a samostatnost

Self-starter s „can- do“ přístupem

Schopnosti multitaskingu

Schopnost efektivně komunikovat s různými partnery

Flexibilita = schopnost přizpůsobit se měnícím se prioritám a termínům

Zkušenosti s řešením problémů

Silná klientská orientace

Spolehlivost a diskrétnost

Odolnost vůči stresu